Snimanje i registracija dokumenata

• Dokumenti u fizičkom formatu skeniraju se na višenamjenskom uređaju Konica Minolta odakle se mogu obraditi putem OCR-a i automatski poslati u aplikaciju za urudžbeni.
• Ovdje im se dodjeljuje urudžbeni broj i postavljaju se druge korisne informacije (vrsta dokumenta, podnositelj zahtjeva, izvorni broj, povezani dokument itd.).
• Urudžbeni brojevi se dodjeljuju automatski ili se mogu rezervirati za posebne potrebe i automatski ponovno postavljati na početku svake godine.
• Dokumenti se mogu dodati u rješenje izravno iz e-pošte ili aplikacije Office.

Distribucija i suradnja

• Nakon urudžbiranja, dokumenti se mogu poslati direktoru ili čak određenoj osobi. Dokumenti se mogu slati iz jednog odjela u drugi kad god je to potrebno.
• Tijekom ovog procesa, mogu se staviti primjedbe/komentari na dokument, dodati dodatni dokumenti, a sljedeći primatelj svaki put dobiva obavijest putem e-pošte.

Praćenje i izvješćivanje

• Registri se u sustavu vode u obliku godišnjeg popisa.

Oporavak

• Svi dokumenti dodani u sustav mogu se pronaći po podacima unesenim u procesu urudžbiranja (broj, datum, predlagatelj, komentari itd.).
• Dokumenti skenirani višenamjenskim uređajem, kao i svi drugi „tekstualni” dokumenti, također se mogu pronaći po riječima u njihovom sadržaju.