Rješenja za upravljanje dokumentima ljudskih potencijala
Pravila ljudskih potencijala tvrtke razvijaju se oko zaposlenika kao glavnog resursa. Međutim, obično nije jednostavno uvesti sve komponente procesa i povećati učinkovitost poslovanja tvrtke ako se proces još uvijek temelji na papiru.
Zato rješenja tvrtke Konica Minolta podržavaju rukovoditelji ljudskih potencijala i još više toga!
Upravljanje ljudskim potencijalima
- Tijekom faze zapošljavanja i selekcije, zainteresirani smo za pohranu dokumenata kao što su: životopis, korespondencija s kandidatom, reference i preporuke, bilješke s intervjua
- Faza onboardinga može se automatizirati stvaranjem zadataka za sve uključene odjele (IT, Financije, Logistika) ovisno o ulozi budućeg zaposlenika i automatskim praćenjem izvršenja tih zadataka. Cilj? Zaposlenik mora imati na raspolaganju sve što mu je potrebno
- Potpisivanje i čuvanje ugovora o radu i periodičnih dopuna ugovoru bitne su aktivnosti. Ovi dokumenti mogu se elektronički potpisivati s udaljenog mjesta, što značajno povećava učinkovitost poslovanja, posebice u tvrtkama s velikom fluktuacijom osoblja. Jednom potpisani radni dokumenti mogu se elektronički pohraniti u dosje zaposlenika
- Zaposlenici moraju biti upoznati s pravilima i procedurama rada od prvog dana rada. Najbolje je da je sva interna dokumentacija (proceduralni priručnici, ISO) pohranjena u centralizirano softversko rješenje i da proces pregledavanja dokumenata može provjeriti zaposlenik
- S vremenom se pojavi velik broj dokumenata koji se odnose na zaposlenika i njegov rad u tvrtki, dokumenti koje želimo čuvati na sigurnom i prije svega pronaći u dosjeu zaposlenika kada je to potrebno (diplome, izjave, svjedodžbe, godišnji odmori itd.). Zahtjev i odobravanje dopusta, dnevna prisutnost – sve se može automatizirati putem elektroničkih radnih procesa jednostavnih za korištenje
- U fazi odlaska posebnu pozornost treba obratiti na primopredaju svih alata za rad zaposlenika, ali i na oduzimanje prava pristupa korištenim softverskim aplikacijama. Zadaci svake odgovorne osobe označeni su u elektroničkom toku odlaska s automatskim informacijama i obavijestima
Rješenja tvrtke Konica Minolta za upravljanje dokumentima ljudskih potencijala osiguravaju:
- dosjee zaposlenika u elektroničkom obliku
- upravljanje ugovorima o radu, uključujući integraciju s elektroničkim potpisom (kvalificirani digitalni certifikat) u automatiziranim procesima potpisivanja; sigurna pohrana ugovora o radu
- siguran pristup informacijama ovisno o ulozi svakog korisnika
- upravljanje dopustom s automatskim procesima zahtjeva i odobravanja, uspostavljanje zamjena i obavještavanje zainteresiranih strana
- smanjenje vremena obrade, klasifikacija i pohrana dokumenata
- funkcije za pretraživanje, uređivanje, dijeljenje i organiziranje sadržaja i informacija
Kako se uvodi rješenje za upravljanje dokumentima ljudskih potencijala?
- Rješenja za upravljanje dokumentima i informacijama provodi Konica Minolta koristeći OCR i mogućnosti indeksiranja koje pruža rješenje ChronoScan ili ABBYY, kao i funkcionalnosti za pohranu i upravljanje dokumentima uključene u M-Files, dostupne na licu mjesta ili smještene u oblaku
- Dokumenti se mogu potpisati jednostavnim (SES), naprednim (AES) ili kvalificiranim (QES) elektroničkim potpisom temeljenim na DocuSign/Adobe Sign ili e-Fina digitalnim potpisom putem USB stick uređaja; dokumenti se mogu integrirati u arhitekture koje uključuju automatizirane tokove potpisivanja
