U gotovo svakoj tvrtki postoji isti izazov: dokumenti su svuda. Dio ih je u e-mailovima, dio na lokalnim računalima, dio na mrežnim diskovima, u Microsoft 365 okruženju ili u različitim poslovnim aplikacijama. Kada treba pronaći ugovor, posljednju verziju ponude, ulazni račun ili određenu poslovnu dokumentaciju, potraga može potrajati.

Upravo tu dolazi do izražaja DMS – Document Management System, odnosno sustav za upravljanje dokumentima.

DMS nije samo digitalna arhiva. Suvremeno upravljanje dokumentima podrazumijeva organizaciju i pretraživanje informacija, kontrolu pristupa i verzija, automatizaciju procesa, odobravanje dokumenata te povezivanje dokumenata s poslovnim procesima.

Zašto tvrtkama treba DMS?

Kako poslovanje raste, raste i količina informacija koju zaposlenici svakodnevno stvaraju i koriste. Problem pritom nije samo količina dokumenata, nego i pitanje kako ih organizirati, pronaći i kontrolirati.

Klasična struktura mapa često ovisi o tome da zaposlenik zna gdje je dokument spremljen i kako je nazvan. M-Files takvom pristupu suprotstavlja organizaciju dokumenata pomoću metapodataka, odnosno informacija koje opisuju što dokument predstavlja – primjerice kojem kupcu, projektu ili procesu pripada. 

S druge strane, Waidok je usmjeren na centralizirano upravljanje dokumentima i informacijama, njihovo indeksiranje, automatizaciju procesa i upravljanje životnim ciklusom dokumenta.

M-Files

Umjesto da se korisnik prvenstveno mora pitati gdje je dokument spremljen, M-Files koristi metapodatke kako bi opisao što dokument jest i s čime je povezan. Dokument se tako može povezati s kupcem, projektom, ugovorom, zaposlenikom, rokom ili drugim poslovnim informacijama. Takav pristup omogućuje pretraživanje i prikaz dokumentacije prema poslovnom kontekstu, neovisno o tome gdje se fizički ili logički nalazi.

M-Files također podržava upravljanje verzijama, automatizaciju tijeka dokumenata, sigurnosne politike i integracije s poslovnim aplikacijama. Prema službenim informacijama M-Filesa, platforma je posebno usmjerena na rad unutar Microsoft 365 okruženja te se integrira s alatima kao što su Teams, Outlook, SharePoint i Copilot. 

Kada M-Files može biti posebno koristan?

M-Files je koristan organizacijama koje imaju velik broj dokumenata i složene odnose između dokumenata, projekata, kupaca i poslovnih procesa.

Primjerice, zamislimo tvrtku koja radi na velikom broju projekata. Za jedan projekt mogu postojati ugovori, ponude, tehnička dokumentacija, zapisnici, računi i različite verzije dokumenata. Umjesto da zaposlenik traži dokument kroz niz mapa, informacije se mogu organizirati prema poslovnom kontekstu. To olakšava pronalaženje relevantne dokumentacije i smanjuje ovisnost o individualnom načinu organiziranja mapa.

Bez centraliziranog sustava, logistički timovi često se suočavaju s:

• razbacanim dokumentima po različitim sustavima i e-mailovima
• otežanim pristupom informacijama izvan ureda
• sporim odgovorima prema kupcima
• ručnim procesima unosa i arhiviranja podataka
• rizikom od gubitka ili dupliciranja dokumenata

Takvi izazovi usporavaju procese i smanjuju operativnu učinkovitost.

Waidok

Waidok je DMS platforma koja se fokusira na centralizirano upravljanje dokumentima, digitalizaciju informacija i automatizaciju poslovnih procesa.

Waidoka platforma omogućuje prikupljanje, organizaciju i pohranu poslovnih dokumenata i podataka na jednom mjestu, uz funkcionalnosti vezane uz upravljanje dokumentima, sigurnost, suradnju i automatizaciju.

Jedna od važnih komponenti Waidoka je OCR, odnosno tehnologija za prepoznavanje podataka iz dokumenata. To može biti posebno korisno kod ulaznih računa, skenirane pošte i druge dokumentacije koju bi inače trebalo ručno unositi. Konica Minolta navodi upravo automatizirani OCR i ekstrakciju podataka kao jednu od funkcionalnosti Waidoka.

Waidok također podržava digitalne workflow procese. To znači da dokument više ne mora fizički ili putem e-maila putovati od jedne osobe do druge radi pregleda i odobravanja.

Primjer može biti proces ulaznog računa:

primitak računa → digitalni unos → prepoznavanje podataka → provjera → odobravanje → daljnja obrada

Umjesto niza ručnih koraka, proces se može definirati i automatizirati kroz sustav.

Kada Waidok može biti koristan?

Waidok je korisno rješenje za tvrtke koje žele digitalizirati upravljanje dokumentima bez potrebe za izgradnjom i održavanjem vlastite DMS infrastrukture.

Kao cloud rješenje, hostano na Microsoft Azure infrastrukturi, omogućuje jednostavan pristup dokumentima i poslovnim procesima putem web okruženja, dok API i mogućnosti integracije olakšavaju povezivanje s postojećim poslovnim sustavima. Posebno može odgovarati organizacijama koje žele postupno digitalizirati dokumentaciju, automatizirati procese poput obrade i odobravanja dokumenata te pritom zadržati postojeće poslovne aplikacije i način rada.

Digitalno potpisivanje i korištenje dokumenata u pokretu ubrzava odobravanja i smanjuje zastoje u procesu. Dematerijalizacija dosjea pošiljki, čime se svi dokumenti povezuju i pohranjuju digitalno, bez potrebe za fizičkim arhivama. Mobilno učitavanje informacija putem aplikacije omogućuje zaposlenicima da dokumente unose i pristupaju im bilo kada i bilo gdje. Sve je to moguće sa Waidok rješenjem.

M-Files ili Waidok?

Pitanje nije nužno koji je sustav „bolji“, nego koji pristup bolje odgovara konkretnim poslovnim potrebama.

M-Files i Waidok su moderna cloud DMS rješenja koja omogućuju jednostavnu digitalizaciju dokumenata bez potrebe za složenom infrastrukturom i dugotrajnim implementacijama. Zahvaljujući mogućnostima integracije, lako se povezuju s postojećim poslovnim sustavima i aplikacijama, bez potrebe za potpunom promjenom postojeće IT infrastrukture. Time tvrtke mogu postupno uvoditi digitalne procese, automatizirati svakodnevne zadatke i omogućiti zaposlenicima jednostavan pristup dokumentima, neovisno o lokaciji.

M-Files naglašava upravljanje dokumentima kroz metapodatke i poslovni kontekst. To može biti posebno važno organizacijama koje imaju kompleksnu dokumentaciju, velik broj povezanih poslovnih informacija i potrebu za naprednim upravljanjem dokumentima i integracijama.

Waidok se, s druge strane, fokusira na centralizirano upravljanje dokumentima, digitalizaciju i automatizaciju svakodnevnih poslovnih procesa, uključujući OCR, workflowe i elektroničko upravljanje dokumentima.

Za više informacija i dogovor oko sljedećih koraka, obratite nam se putem e-mail adrese: info@konicaminolta.hr