Rješenja za obradu i elektroničku pohranu računa
Rješenje osigurava potpuno upravljanje računima uz:
- prikupljanje identifikacijskih podatke s računa (broj, datum, vrijednosti itd.),
- automatsko indeksiranje po izdvojenim atributima,
- organiziranu pohranu dokumenata,
- njihovo puštanje u automatske distribucijske tokove i odobrenje za plaćanje.
Koje su prednosti rješenja?
Rješenje može upravljati računima, od njihove registracije u rješenju za elektroničku registraciju do izvoza automatski izdvojenih podataka u upravljačke sustave i njihovog elektroničkog arhiviranja.
Naprednim aplikacijama za prikupljanje i obradu podataka možemo implementirati rješenja za obradu računa, rješenja koja mogu gotovo u potpunosti automatizirati aktivnosti unosa računa u upravljačke sustave (ispis zaglavlja, redaka, tumačenje situacija s više stopa PDV-a, izdvajanje i potvrda ukupnih iznosa).
Kako raditi s rješenjem?
- Dokument se skenira i može se odmah pohraniti u fizičku arhivu jer nije fizički dokument taj koji mora kružiti kroz organizaciju, već informacije sadržane u njemu.
- Elektronički dokument se tumači pomoću komponente snimanja u aplikaciji, a koja izdvaja relevantne identifikacijske atribute za taj dokument.
- Po izboru, dokument se može registrirati u rješenju vrste registra kako bi se dobio automatski registracijski broj i prenijeti u sustav automatizacije toka rada (npr. za odobrenje).
- Skenirani dokument, zajedno sa svojim identifikacijskim atributima, automatski se prenosi na platformu za pohranu i upravljanje dokumentima u aplikaciji.
- Dokumenti su klasificirani i pohranjeni na uredan način te se mogu prenijeti u druge IT sustave (računovodstvena rješenja, ERP, upravljanje kupcima ili dobavljačima, itd.), distribuirati određenim ljudima ili timovima u organizaciji ili čak vanjskim partnerima.
- Sustav može stvoriti veze između dokumenata tako da se, na primjer, fakture pohranjuju na istom mjestu kao i transportni dokumenti, obavijesti ili ugovori kupaca.
- Dokumenti se mogu pronaći po bilo kojem kriteriju pretraživanja, atributu ili riječi iz sadržaja – brza i jednostavna operacija dostupna svima koji trebaju i imaju pristup informacijama.
- Rješenje uključuje niz automatskih obavijesti i specifičnih izvješća.
- Ako imate višenamjensku opremu Konica Minolta, cijeli postupak (od skeniranja do arhiviranja) možete izvršiti sa zaslona opreme.
Kako se provodi?
- Rješenja za upravljanje dokumentima i informacijama provodi Konica Minolta koristeći OCR i mogućnosti indeksiranja koje pruža rješenje ChronoScan ili ABBYY, kao i funkcionalnosti za pohranu i upravljanje dokumentima uključene u M-Files, dostupne na licu mjesta ili smještene u oblaku.
- Dokumenti se mogu potpisati jednostavnim (SES), naprednim (AES) ili kvalificiranim (QES) elektroničkim potpisom temeljenim na DocuSign/Adobe Sign ili e-Fina digitalnim potpisom putem USB stick uređaja; dokumenti se mogu integrirati u arhitekture koje uključuju automatizirane tokove potpisivanja.