Naša rješenja
Od papira do elektronički pohranjenog dokumenta, od registracije u registraturi do elektroničkog odobravanja i potpisivanja, od primljene fakture do knjiženja iznosa u računovodstvu, odobravanje i elektroničko potpisivanje ugovora, interni dokumenti i dokumenti za ljudske resurse. Zajedno pronalazimo rješenja za svaki izazov u području upravljanja informacijama.
Upravljanje dokumentima i elektronička pohrana
Radite s mnoštvom različitih vrsta dokumenata. Njihova obrada oduzima vam puno vremena i teško ih je kasnije pronaći.
- Administrativni odjeli su preplavljeni papirima koji čekaju odobrenje ili moraju biti uneseni u razne sustave za upravljanje poslovnim informacijama.
- Postoje situacije u kojima više kolega mora istovremeno raditi na jednom dokumentu.
- Dokumenti ljudskih resursa također predstavljaju izazov, treba ih organizirati, klasificirati i zaštititi.
Urudžbeni
Svakodnevno morate upravljati mnoštvom dokumenata koji ulaze i izlaze iz organizacije, na jednoj ili više lokacija, na papiru ili putem e-maila.
- Razvrstavate papire po ladicama prema odjelima. Često se ti papiri izgube, nemate evidenciju o njima i zaboravite da morate odgovoriti na zahtjev u određenom roku.
- Potreban vam je automatski pregled brojeva za registraciju dokumenata.
- Dokumenti su ponekad povezani (kao što su zahtjevi i odgovori na njih).
Automatska obrada i elektronička pohrana računa
Rad s računima je uvijek ključan i mora se odvijati brzo, uz strogo pridržavanje jasno definiranih procesa i bez gubitka dokumenata.
- Računi koje primate od dobavljača trebaju se što prije unijeti u elektronički sustav pohrane te u sustave za upravljanje poslovnim informacijama.
- Također, povremeno je potrebno arhivirati račune koje ste izdali klijentima i provjeriti jesu li potpisani.
Rad s udaljenog mjesta
S prijelazom na hibridni način rada, pristup dokumentima i informacijama postaje jedan od glavnih izazova za organizaciju.
- Imate li poteškoća s komunikacijom na daljinu?
- Želite li surađivati na dokumentima u stvarnom vremenu?
- Trebate li mogućnost brzog i sigurnog potpisivanja dokumenata s bilo kojeg mjesta?
- Tražite li sigurno spremanje dokumenata koje možete lako pronaći i podijeliti s timom?
Upravljanje ugovorima
Rad s ugovorima je vremenski zahtjevan posao jer uključuje više osoba, odobrenja, potpise i povjerljivost.
- Želite uvijek imati ugovore s dobavljačima i klijentima pri ruci te znati kada istječu.
- Također, želite omogućiti pristup ugovorima većem broju osoba, a dokumenti moraju biti validirani, odobreni i potpisani.
- Svi dokumenti moraju biti pohranjeni u elektroničkom formatu kako bi ih se lako moglo pronaći.
Elektronički potpis
Trebate potpisivati ugovore, odobrenja plaćanja ili razne interne dokumente.
- Ako nastavljate koristiti tradicionalni način potpisivanja s olovkom na papiru, to uključuje premještanje fizičkih papira između ureda, tvrtki, gradova ili čak država, duga čekanja i rizike vezane uz povjerljivost dokumenata.
- Alternativno, možete odabrati rješenje za elektronički potpis, koji ima istu pravnu valjanost kao vlastoručni potpis, smanjujući vrijeme čekanja za više od 80%.
Upravljanje dokumentima ljudskih potencijala
- Želite sigurno pohraniti dokumente zaposlenika, ali ih i lako pronaći.
- Želite osigurati povjerljivost osobnih dokumenata i strogo ograničiti pristup njima.
- Želite imati mogućnost elektroničkog potpisivanja ugovora o radu i dodatnih dokumenata, posebno ako imate velik broj zaposlenika.
- Želite jednostavno upravljati godišnjim odmorima i njihovim odobrenjima, kao i evidencijom radnog vremena ili drugim izvještajima o aktivnosti.