Rješenja za elektroničko upravljanje dokumentima
Rješenja tvrtke Konica Minolta osiguravaju potpuno upravljanje informacijama putem:
- prikupljanja relevantnih podataka iz dokumenata,
- automatskog indeksiranja i klasifikacije na temelju izdvojenih identifikacijskih atributa,
- puštanja dokumenata za automatske informacije, provjere valjanosti, radnih organizirane tokova odobrenja,
- pohrane dokumenata za kasnije dohvaćanje.
Kako raditi s rješenjem za elektroničko upravljanje dokumentima?
- Dokument se skenira i može se odmah pohraniti u fizičku arhivu jer nije fizički dokument taj koji mora kružiti kroz organizaciju, već informacije sadržane u njemu.
- Elektronički dokument se tumači pomoću komponente snimanja u aplikaciji, a koja izdvaja relevantne identifikacijske atribute za taj dokument.
- Skenirani dokument, zajedno sa svojim identifikacijskim atributima, automatski se prenosi na platformu za pohranu i upravljanje dokumentima u aplikaciji.
- Dokumenti su klasificirani i pohranjeni na uredan način te se mogu prenijeti u druge IT sustave (računovodstvena rješenja, upravljanje kupcima ili dobavljačima, itd.), distribuirati određenim ljudima ili timovima u organizaciji ili čak vanjskim partnerima.
- Dokumenti se mogu pronaći po bilo kojem kriteriju pretraživanja, atributu ili riječi iz sadržaja – brza i jednostavna operacija dostupna svima koji trebaju i imaju pristup informacijama.
- Ako imate višenamjensku opremu Konica Minolta, cijeli postupak (od skeniranja do spremanja) možete izvršiti sa zaslona opreme.
Kako se provodi?
- Rješenja za upravljanje dokumentima i informacijama provodi Konica Minolta koristeći OCR i mogućnosti indeksiranja koje pruža rješenje ChronoScan ili ABBYY, kao i funkcionalnosti za pohranu i upravljanje dokumentima uključene u M-Files, dostupne na licu mjesta ili smještene u oblaku.
- Dokumenti se mogu potpisati jednostavnim (SES), naprednim (AES) ili kvalificiranim (QES) elektroničkim potpisom temeljenim na DocuSign/Adobe Sign ili e-Fina digitalnim potpisom putem USB stick uređaja; dokumenti se mogu integrirati u arhitekture koje uključuju automatizirane tokove potpisivanja.